SISTEMAS DE INFORMACION

Puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.Los sistemas de información sirven para:

• Un acceso rápido  a determinada información y por ende mejora tanto en tiempos como en resultados el servicio a los usuarios.

• Motivar a todo tipo de funcionario  de las compañías para requerimientos de cualquier índole con excelentes resultados.

• Generar información e indicadores  los cuales permiten analizar, comparar estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.

• Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de un sistema de información  que tiene unos elementos claros y en dado caso sustentados  para prever cualquier tipo de  requerimientos.

• Evita la pérdida de tiempo en la organización de la información ya que realizándola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigación correcta.

• Hay mayor interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y el  procesamiento de información.

• Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo, una comunicación de diferentes instancias con los mismos resultados ágiles y confiables.

• Organización de archivo automatizado, clasificado de interés general y particular,  entre otras.

Un sistema de información es importante porque además de llevar un control adecuado de todas las operaciones que allí se registren, conlleva a buen funcionamiento de cualquier proceso y por ende de una entidad por lo que genera buenos beneficios tanto para la empresa como para sus usuarios, sean estos internos o externos.

Financiera mente para que sirven los sistemas de información

Los sistemas de información se utilizan para el registro de todas las operaciones económicas de una entidad, realizándola de forma cronológica y por lo tanto ordenada a través de diversos soportes o documentación  que permite hacer cumplir procedimientos, reglas, principios que están debidamente relacionados  para un análisis y comprobación de hechos realizados y así minimizar los recursos económicos que se puedan emplear para lograr llegar al resultado de una información resumida, concreta  y eficaz.Es importante analizar que implementar un sistema de información en una organización conlleva a reducir riesgos de fracaso debido a todo tipo de amenazas inherentes en el momento en que se inicia un proceso en el desarrollo de la actividad económica,  amenazas que son latentes en las cuales hay que trabajar para el éxito empresarial.Un sistema de información no solo puede ser idea y creación  de los gerentes sino de cada persona en el desarrollo de sus labores diarias; puede ser aplicada  en diferentes procesos  con la seguridad  que si ha sido implementado de la manera adecuada se van a tener resultados que sean de utilidad.

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

• Automatización de procesos operativos.

• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

A continuación se mencionan las principales características de estos


TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Sistemas transaccionales
Sus principales características son:

• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administración conforme evolucionan.

• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información.

• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la información que se maneja en la organización, la cual será utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos.

• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. El proceso de justificación puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual.

• Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturación, nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, etcétera.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Las principales características de estos sistemas son las siguientes:

• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistema es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativo de los analistas y programadores del área de Informática.

• Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera.

Sistemas Estratégicos
Sus principales características son:

• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.

• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

• Típicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

• Su función es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

• Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resource Planning) enfocado 9 a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etcétera. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de información Estratégico si, y sólo si, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de Sistemas de Información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. Dentro de esta clasificación se encuentran las hojas de cálculo, los sistemas de procesamiento de palabras, utilización de agendas, calendarios, etcétera. Para efectos de este libro, los Sistemas Personales de información serán considerados como herramientas de trabajo que apoyan la productividad de los usuarios.

Elementos que conforman un SI

Un SI está compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

Ellos son:

Base de Datos:
Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.
 Transacciones:
Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.
 
Informes:
Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.
 Procesos:
Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos).
 Usuario:
Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.
 Procedimientos Administrativos:
Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos

NUCLEO PROBLEMICO N°2

Como podemos definir el mejor sistema para nuestra organización

Para definir el mejor sistema de información para nuestra empresa debemos identificar nuestras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades para saber que tenemos y como lo tenemos.; partiendo de esto podremos saber qué sistema se acomoda a nuestras necesidades y de qué manera se puede implementar para ayudar a fortalecer cada uno de los procesos que existen dentro de la organización garantizando que la información circule de manera correcta y eficaz.

Reconocen las empresas la importancia de los sistemas de información para su desarrollo.

Como en todo hay unas que lo reconocen y otras no por que atribuyen sus éxitos a sus representantes, pero las que lo hacen si pueden dar testimonio que los sistemas de información facilitan el desarrollo de los procesos internos y externos que ayudan a tener un buen ambiente laboral y muy rentabilidad ya que todo funciona armónicamente y lo más importante hay muy buen manejo de la información lo que llevara al éxito a la empresa.

PREGUNTAS GENERADORAS

1. Porque es importante establecer con claridad el sistema de información empresarial

Porque el sistema de información que se establezca en la organización, será la base que se tendrá a la hora de mostrar o solicitar resultados de la situación de la empresa, lo cual es utilizado para ayuda y soporte en la toma de decisiones.

2. Porque es importante determinar los elementos que componen el sistema de información

Porque dependiendo de nuestra necesidad, se debe implementar el sistema de manera que este permita la satisfacción de la misma. Así poder tener información de manera más exacta y verídica que ayude a disminuir el riesgo en el momento que se vayan a tomar decisiones que beneficien o afecten la empresa.