Tanto las empresas grandes como
pequeñas usan sistemas de información y redes para realizar sus actividades
electrónicamente, con el fin de hacerlas más eficientes y competitivas en el
mercado en el que se encuentran, los diferentes sistemas de información ayudan
a las empresas además a:
- Extender su alcance a lugares lejanos
- Ofrecer nuevos productos y servicios
- Modificar los puestos de flujo de trabajo
Un sistema de información es una
solución organizacional y administrativa para las empresas, basada en
tecnología de la información a un reto que se presenta en el entorno usar eficazmente sistemas de información y la capacidad de éstos para solucionar los
retos y problemas del entorno.
Los elementos claves de una
organización son:
- Su personal
- La estructura
- Los procedimientos
A lo que a su vez intervienen
diferentes áreas como:
- Ventas y marketing: Cuyo propósito es vender los productos y servicios de la empresa
- Producción: Se encarga de producir bienes y servicios
- Finanzas: Su propósito es administrar los activos financieros de las organizaciones
- Contabilidad: Se encarga de mantener los registros financieros de las empresas y de llevar el registro de flujo fondos
- Recursos Humanos: Su propósito es atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organización
Una de las principales formas de
la utilización de los sistemas de información es el comercio electrónico.
El comercio electrónico, también consiste
en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios
electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas. Originalmente el
término se aplicaba a la realización de transacciones mediante medios
electrónicos tales como el Intercambio electrónico de datos, sin embargo con el
advenimiento de la Internet y la World Wide Web a mediados de los años 90
comenzó a referirse principalmente a la venta de bienes y servicios a través de
Internet, usando como forma de pago medios electrónicos, tales como las
tarjetas de crédito.
La cantidad de comercio llevada a
cabo electrónicamente ha crecido de manera extraordinaria debido a Internet.
Una gran variedad de comercio se realiza de esta manera, estimulando la
creación y utilización de innovaciones como la transferencia de fondos electrónica,
la administración de cadenas de suministro, el marketing en Internet, el
procesamiento de transacciones en línea (OLTP), el intercambio electrónico de
datos (EDI), los sistemas de administración del inventario y los sistemas
automatizados de recolección de datos.
La mayor parte del comercio
electrónico consiste en la compra y venta de productos o servicios entre
personas y empresas, sin embargo un porcentaje considerable del comercio
electrónico consiste en la adquisición de artículos virtuales (software y
derivados en su mayoría), tales como el acceso a contenido "Premium"
de un sitio web.
El comercio electrónico realizado
entre empresas es llamado en inglés business-to-business o B2B. El B2B puede
estar abierto a cualquiera que esté interesado (como el intercambio de
mercancías o materias primas), o estar limitado a participantes específicos
pre-calificados (mercado electrónico privado). Algunas de sus virtudes son:
- Mejoras en la distribución: La Web ofrece a ciertos tipos de proveedores (industria del libro, servicios de información, productos digitales) la posibilidad de participar en un mercado interactivo, en el que los costos de distribución o ventas tienden a cero, como por ejemplo en la industria del software, en la que los productos pueden entregarse de inmediato, reduciendo de manera progresiva la necesidad de intermediarios.
- Comunicaciones comerciales por vía electrónica: Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza la Web para informar a los clientes sobre la compañía, aparte de sus productos o servicios, tanto mediante comunicaciones internas como con otras empresas y clientes; esto facilita las relaciones comerciales, así como el soporte al cliente, ya que al estar disponible las 24 horas del día, las empresas pueden fidelizar a sus clientes mediante un diálogo asincrónico que sucede a la conveniencia de ambas partes.
- Beneficios operacionales: El uso empresarial de la Web reduce errores, tiempo y sobrecostos en el tratamiento de la información. Los proveedores disminuyen sus costos al acceder de manera interactiva a las bases de datos de oportunidades de ofertas, enviar éstas por el mismo medio, y por último, revisar de igual forma las concesiones; además, se facilita la creación de mercados y segmentos nuevos, el incremento en la generación de ventajas en las ventas, la mayor facilidad para entrar en mercados nuevos, especialmente en los geográficamente remotos, y alcanzarlos con mayor rapidez.
- Facilidad para fidelizar clientes: Mediante la aplicación de protocolos y estrategias de comunicación efectivas que le permitan al usuario final del portal web de la compañía plantear inquietudes, levantar requerimientos o simplemente hacer comentarios con relación a los productos o servicios de la misma, y si y solo si estos comentarios son debidamente procesados se puede crear un elemento importante para lograr la fidelización de los clientes, y en consecuencia aumentar la re-compra de productos y servicios, así como también la ampliación del rango de cobertura en el mercado.
Características únicas de su
tecnología
- Ubicuidad: la tecnología de internet/ web está disponible en todos lados, en el trabajo, en el hogar y en cualquier otro lado a través de los dispositivos móviles, en cualquier momento. El mercado se extiende más allá de los límites tradicionales y se elimina de una ubicación temporal y geográfica. Se crea el “Marketspace”; se pueden realizar compras en cualquier parte. Se mejora la conveniencia para el cliente y se reducen los costos de compra.
- Alcance global: la tecnología se extiende más allá de los límites nacionales, alrededor de la tierra. Se habilita el comercio a través de los límites culturales y nacionales sin problemas ni modificaciones. El “Marketspace” incluye potencialmente miles de millones de clientes y millones de negocios en todo el mundo.
- Estándares universales: hay un conjunto de estándares de tecnología, a saber estándares de internet. Hay un conjunto de estándares de medios técnicos en todo el mundo.
- Riqueza: es posible transmitir mensajes de video, audio y texto. Los mensajes de comercialización de video, audio y texto se integran en una sola experiencia de consumo y mensaje de comercialización.
- Interactividad: la tecnología funciona a través de la interacción con el usuario. Los consumidores entablan un diálogo que ajusta en forma dinámica la experiencia para el individuo, y hace del consumidor un coparticipante en el proceso de entrega de bienes en el mercado.
- Densidad de la información: la tecnología reduce los costos de la información y eleva la calidad. Los costos de comunicación, procesamiento y almacenamiento de la información se reducen en forma dramática, mientras que la prevalencia, precisión y actualidad se incrementan de manera considerable. La información es abundante, económica y precisa.
- Personalización/adecuación: la tecnología permite entregar mensajes personalizados a individuos y grupos. La personalización de los mensajes de comercialización y la adecuación de productos y servicios se basan en las características individuales.
- Tecnología social: generación de contenido por parte del usuario y redes sociales. Los nuevos modelos social y de negocios de Internet permiten que el usuario cree y distribuya su propio contenido, y soportan las redes sociales.
PREGUNTAS GENERADORAS
1. ¿Por qué es importante establecer con
claridad el sistema de información empresarial?
Por qué el sistema de información que establezcamos será la base que tendremos en el momento de
mostrar o solicitar un resultado, el cual utilizado para ayuda y soporte en la
toma de decisiones.Cuando la empresa toma la información
de los datos internos y externos, estos nos darán datos de gran utilidad en la
que nos ayudaran a conocer la realidad de la empresa y a visualizar mejores
oportunidades trayendo beneficios en el futuro.
Cuando un sistema de información es
eficiente, fiable, preciso, relevante es decir adaptado a la realidad,
comprensible con la información exacta tal cual se requiere y con la ayuda de
un sistema de información automatizado, brindaran al grupo empresarial el éxito
y las fortalezas en la que podrá competir en un mundo globalizado.
Por lo que, cuando se establece con
claridad un sistema de información ayuda y brinda a la organización a
identificar que está haciendo bien o en que está mal, para así poder determinar
cuáles son las fallas y los impactos ocasionados.
2. ¿Por qué es importante determinar los
elementos que componen el sistema de información?
Porque dependiendo de nuestra necesidad, se
debe implementar el sistema de manera que este permitida la satisfacción de la
misma. Así poder tener información de manera más exacta y verídica, que me
ayude a disminuir el riesgo en el momento de tomar una decisión frente a la
empresa. Es importante aclarar que los elementos son
las partes por los que están compuestos el sistema de información y estos
interactúan entre sí para brindarnos el conocimiento y la guía necesaria para
lograr los objetivos que ayudan en la toma de decisiones.
